Gerade zum Jahreswechsel passieren nicht selten Fehler in der Gehaltsabrechnung. Darum sollten Sie diese regelmäßig auf Unstimmigkeiten untersuchen. Denn falsche Angaben entstehen häufig aus Versehen und werden anschließend in darauffolgenden Abrechnungen unwissentlich fortgeführt. Das wird jedoch irgendwann zu Problemen führen, da der Lohnzettel für Beschäftigte nicht nur als Datenblatt dient, sondern vor allem als Nachweisdokument beim Finanzamt oder Kreditinstituten. Daher lohnt es sich für Sie, stets einen genauen Blick auf Ihren Einkommensnachweis zu werfen.
Was enthält eine korrekte Entgeltabrechnung?
Achten Sie bereits beim Erhalt Ihres Gehaltskuverts auf mögliche Schäden, die darauf hindeuten, dass es zuvor von jemandem geöffnet worden sein könnte. Im Adressfeld sollte außerdem der Hinweis „Persönlich“ oder „Vertraulich“ stehen, um die angeschriebene Person klar und deutlich als einzigen Empfänger auszuweisen. Die Innenwände des Kuverts sind im Normalfall zusätzlich mit Sicherheitsinnendruck (auch Zahlenwirrwarr genannt) bedruckt. Nun zu den Details, die in einer üblichen Lohnabrechnung unter anderem auftauchen:
Bruttolohn
Sachbezüge
Steuerfreibeträge
Kirchensteuerabzug
Vermögenswirksame Leistungen
Sozialversicherungsbeiträge
Beitrag zur Altersvorsorge
Persönliche Abzüge
Aufwandsentschädigungen
Tatsächlicher Auszahlungsbetrag
Weitere Informationen zu den Bestandteilen einer vollständigen Lohnabrechnung finden Sie hier. Ist der Inhalt auf den ersten Blick vollständig, können Sie mit einer detaillierteren Analyse fortfahren.
Hier schleichen sich häufig Fehler ein
- Prüfen Sie, ob Name, Adresse und Geburtsdatum richtig geschrieben sind.
- Sind Sie noch bei derselben Krankenkasse versichert? Die Zusatzbeiträge unterscheiden sich dort nämlich um einige Euro. Stimmt das Eintrittsdatum?
- Kontrollieren Sie die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM). Sind alle Angaben auf dem aktuellen Stand? Je nachdem, ob sich Ihr Familienstand verändert hat, beeinflusst dies die jeweilige Steuerklasse. Falls Sie Kinder haben, sollten die Kinderfreibeträge korrekt aufgeführt sein. Und auch ein Konfessionswechsel oder Kirchenaustritt muss dem Arbeitgeber gemeldet werden, damit dieser die Daten ordentlich in der Abrechnung vermerken kann.
- Sie müssen einen Freibetrag beim Lohnsteuerabzug, abgesehen von einigen Ausnahmen, in der Regel jedes Jahr neu beantragen. Überprüfen Sie diesen daher auf Vorhandensein und Richtigkeit.
- Vergessen Sie nicht, sich die Sozialversicherungsbeiträge anzusehen und ob Sie der richtigen Beitragsgruppe zugeordnet wurden. Denn Minijobber, Rentner und Privatversicherte zahlen hier einen anderen Beitrag.
- Falls Sie am Wochenende oder nachts in Schichten arbeiten, bekommen Sie üblicherweise Zuschläge ausbezahlt. Diese sollten daher ordnungsgemäß auf Ihrem Lohnzettel aufgeführt sein. Genauso wie Boni oder Fortbildungszuschüsse.
- Auch beim Urlaub wird manchmal ein Tag vergessen oder dazugerechnet, den Sie gar nicht in Anspruch genommen haben. Daher nehmen Sie sich die Zeit, diesen ebenso genau zu inspizieren wie alle anderen Informationen.
- Wurden Abzüge wie vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersvorsorge oder Unterhalt in den Angaben ebenfalls mit angerechnet?
- Stimmen alle Einnahmen und Abzüge auf Ihrer Entgeltabrechnung, brauchen Sie lediglich Ihre Bankverbindung zu kontrollieren.
Gesetzliche Bestimmungen und Konsequenzen bei Nichteinhaltung
Jeder Betrieb ist nach der Gewerbeordnung dazu verpflichtet, seinen Beschäftigten monatliche Abrechnungen über das Gehalt bzw. den Lohn zukommen zulassen. Diese müssen in Textform verfasst sein und alle steuerrelevanten Daten zur Person fehlerfrei aufführen. Daran sind neben Ihrem Arbeitgeber selbstverständlich auch Sie als Mitarbeiter beteiligt, indem Sie ihm jegliche steuerrechtliche Änderung zu Ihrer Person mitteilen müssen.
Hat sich einmal ein Fehler in einer Rechnung eingeschlichen, so kann es passieren, dass Ihnen zum Beispiel zu viel oder zu wenig Steuern von Ihrem Gehalt berechnet werden. Der Arbeitgeber hat dann die Möglichkeit, innerhalb von drei Monaten den Irrtum zu korrigieren und nachträglich richtigzustellen. Aufgrund des hohen Aufwands ist es allerdings besser, wenn solche Unstimmigkeiten gar nicht erst entstehen oder frühzeitig von Ihnen entdeckt und angesprochen werden.
Richtig unangenehm wird es vor allem für Ihren Arbeitgeber, wenn er fällige Beträge über gesetzliche Fristen hinaus einbehält. Damit macht er sich strafbar und muss im schlimmsten Fall mit Geld- oder Freiheitsstrafen rechnen. Viele Unternehmer nutzen deshalb eine Online-Software, die sie bei der Gehaltsabrechnung und weiteren Aufgaben in der Buchhaltung unterstützt.
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Matthias erstellt, betreibt und vermarktet schon seit dem Jahre 2000 diverse Blogs und Webseiten. Die meisten davon drehen sich um Verbraucherthemen sowie Produkttests, Aktien, Börse und Tipps zum Geld sparen.
Er wurde 1973 geboren, lebt in einem kleinen Dorf in der Nähe von Hannover und ist alleinerziehender Vater von zwei Kindern im Teeniealter.
